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规章制度

电子文件归档与管理制度
发布日期:2019-11-14

电子文件归档与管理制度

1、 为适应信息化建设和电子政务建设的需要,加强电子文件的归档及管理工作,保证电子文件的安全归档和有效利用,根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)等有关法律法规和标准,结合本公司实际,制定本规范。
2、本规范适用于江苏凯时国际app登录下载高速公路股份有限公司
3、本公司各部门、各基层单位应当加强对电子文件归档与管理的领导,并在同级档案室建立电子文件中心。电子文件中心应当确保所有具备保存、利用价值的电子文件得到有效的保管和利用。
4、本公司综合办公室作为档案管理部门和信息化工作主管部门,应按照统一领导、分级管理的原则,负责对单位内电子文件归档与管理实行监督和指导。
5、电子文件的收集范围和要求
5.1本公司各部门、各基层单位电子文件收集范围应按照《江苏凯时国际app登录下载高速公路股份有限公司档案归档范围和保管期限表》的规定执行,将反映本部门、本基层单位主要职能活动包括重点活动、重要工作、重大成果等具有查考利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种类型的电子文件及相关元数据纳入收集范围。
5.2电子文件收集的格式应是符合规定的通用文件格式。专用软件产生的电子文件在归档时应转换为规定的通用格式。
5.3归档电子文件的收集应由文件的形成部门负责,档案部门要进行监督和指导。归档电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性,移交前由文件的形成部门或单位负责,移交后分别由本公司综合办公室和各单位办公室负责。
5.4涉密电子文件载体的保存,应按照有关管理规定执行。
5.5电子文件的保管期限按照文件材料的保管期限规定执行。
6、电子文件的归档
6.1电子文件的归档整理按照电子文件的类别分别进行,文本电子文件的归档整理按照《归档文件整理规则》(DA/T22)要求进行,其他类别的电子文件归档整理按照相关的要求进行。
6.2档案部门应将永久和定期为30年的归档电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体为:一次性写光盘、磁带。不得用软磁盘、U盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。
6.3电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套,一套用于封存保管,一套用于提供利用,一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。
6.4归档电子文件存储载体应标注:全宗号、归档年度、盘号、套别(封存保管、提供利用、异地保存)等。
6.5电子文件归档内容包括:符合归档范围的正文、定稿、附件等。归档电子文件信息组织结构要求为树形结构。
7、各部门应按照上级档案管理部门规定的接收范围和要求,定期将检验合格的归档电子文件移交给相关单位集中保管。检验项目包括:
7.1归档电子文件的内容、背景、结构等信息无缺损,能识别。
7.2存储载体外观完好,整洁无损,记录的字节数、检索条目与登记一致,确保无病毒。
8、移交归档电子文件应填写《归档电子文件移交登记表》。
9、归档电子文件载体应使用专门设备或专门库房集中保存,不同套别的载体要分开保管。保管应当符合下列条件:
9.1保管环境应当远离强磁场、强热源,与有害气体相隔离,防光、防尘、防磁、防有害气体。
9.2单片载体应装盒,竖立存放,避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。
9.3保管环境温度控制在17℃—20℃,相对湿度控制在35%—45%。
10、本公司档案部门要定期对所保管电子文件进行读取检查。在符合保管条件时,磁性载体每满2年、光盘每满4年要进行抽样机读检验。在无法满足保管条件时,要适当增加检验频度。检验中发现问题要及时采取措施进行修复。当电子文件的应用环境发生变化时,要确认能否继续兼容,如不能兼容,应当及时进行转换,转换前的载体仍要保管四年。
11、利用归档电子文件应遵守以下规定:
11.1封存的存储载体不得提供借阅使用。
11.2利用涉密或不宜公开的归档电子文件要按照本公司或上级部门有关规定办理。
11.3查阅或复制电子文件应在规定的许可权限和范围内。
12、电子文件鉴定和销毁,参照纸质档案鉴定销毁的有关规定执行。涉密的电子文件销毁时,如存储在不可擦除载体上,必须连同存储载体一并销毁。
13、本规范自颁布之日起施行。